Es gibt zahllose Computerprogramme, die Ihnen helfen sollen, die Übersicht zu wahren und Ihre Zeit besser zu organisieren. Zugegebenermaßen ist Zeitmanagement-Software auch ein wenig Geschmackssache. Um die Wahl etwas zu erleichtern, zeige ich Ihnen heute drei praktische Gratis-Tools für Ihren Windows-PC. Alle sind mit deutscher Benutzeroberfläche verfügbar.
Manic Time
Fragen Sie sich am Ende des Tages, wo all die Zeit geblieben ist? Das geht nicht nur Ihnen so. Die meisten von uns haben lediglich eine vage Vorstellung davon, wie viel Zeit wir für die beruflichen und persönlichen Aufgaben benötigt haben, die wir im Lauf unseres Arbeitstages vor dem Computer erledigt haben. Mit der Freeware ManicTime protokollieren Sie diese Abläufe minutiös – und werden vielleicht überrascht sein, wie viel Zeit Sie für ein Projekt brauchen und wie lange Sie effektiv daran gearbeitet haben. Ein guter Ausgangspunkt, um eventuell Ihr ganz persönliches Zeitmanagement und Ihre Arbeitsabläufe zu überdenken!
Sobald Sie ein Programm auf Ihrem PC öffnen und damit arbeiten, zeichnet Manic Time auf, wie Sie es nutzen. Gleichzeitig geöffnete, aber momentan inaktive Anwendungen werden hingegen nicht berücksichtigt.
Im Manic Time-Fenster finden Sie verschiedene Analysetools: Eine horizontale Zeitleiste zeigt Ihnen, welche Programme Sie im Zeitverlauf aufgerufen und genutzt haben. Dazu erhalten Sie in einem separaten Fenster eine Hitliste der am häufigsten und der am längsten verwendeten Programme. Die Zeitintervalle ordnen Sie bei Bedarf bestimmten Projekten zu. Schließlich speichert Manic Time täglich ein Arbeitsprotokoll. So können Sie auch später noch nachvollziehen, wann und wie lange Sie an bestimmten Aufgaben gearbeitet haben.
Manic Time muss nicht installiert werden; Sie können die Software auf einem USB-Stick speichern und dadurch an beliebigen Computern nutzen.
Todoist
Todoist besticht vor allem durch seine elegante Benutzerführung und sein gelungenes Design. So fällt es leicht, sich auf Aufgabenmanagement und Projektverwaltung zu konzentrieren. Die Software lässt sich über Add-ons in Outlook, Gmail und Thunderbird integrieren, ebenso in verschiedene Browser und mobile Geräte.
Das Kernstück der Software ist eine To-Do-Liste. Auch wenn diese manchem möglicherweise zu spartanisch ausfällt, bietet sie doch praktische Features – beispielsweise können Sie wiederkehrende Termine definieren, Unteraufgaben anlegen und vieles mehr.
Die Grundversion von Todoist ist gratis. Möchten Sie beispielsweise Ihre Aufgaben verschlüsseln oder Erinnerungen als E-Mail oder SMS automatisch an sich selbst senden, benötigen Sie die Premium-Version. Diese kostet 29 US-Dollar im Jahr.
Task Coach
Task Coach ist ein schlanker, leicht bedienbarer Aufgabenplaner für das unkomplizierte Zeitmanagement. Das Programm ordnet Ihre Aufgaben, Projekte und Termine übersichtlich an. Neben einer Listenansicht ist auch eine Baumdarstellung verfügbar.
Für jede neue Aufgabe können Sie neben Titel, Beschreibung, Anfang und Ende bzw. ungefährer Zeitspanne auch Parameter wie Deadlines oder Honorarsätze festlegen. Darüber hinaus lassen sich die Aufgaben auch nach Priorität einteilen.
Eine Besonderheit ist, dass Sie mit der OpenSource-Software die einzelnen Bestandteile einer Gesamtaufgabe gesondert erfassen können. Ob ein Projekt abgeschlossen, in Arbeit oder auch überfällig ist, erkennen Sie an drei verschiedenen farbigen Markierungen.
Task Coach enthält eine Alarmfunktion, die Sie Sie an nicht erledigte Aufgaben erinnert. Außerdem können Sie Nachrichten aus Outlook bzw. Thunderbird integrieren sowie Aufgaben als E-Mail versenden. versenden.
Auch Task Coach kommt ohne Installation aus, so dass Sie es auf einem Speicherstick mitführen und von überall aus auf Ihre Daten zugreifen können.
“Ich bin der Gründer von Majer Consulting. In der Welt der SAP bin ich seit 1998 unterwegs, habe in dieser Zeit zahlreiche Projekte als Entwickler, Architekt oder Coach unterstützt und eine große Leidenschaft für Software-Engineering, Software-Test und agilen Entwicklungsmethoden wie TDD entwickelt. Wenn ich nicht im Kundeneinsatz bin oder Seminare halte, spreche ich auf Konferenzen oder schreibe an meinem nächsten Buch.”
