Zeitmanagement mit der Pomodoro-Technik

Pomodoro-Technik: Arbeiten Sie mit der Uhr (statt gegen sie)

In einer Welt voller Ablenkungen kann agiles Zeitmanagement eine Herausforderung sein. E-Mails, Telefonanrufe, soziale Netzwerke und Ähnliches verhindern, dass wir uns wirklich auf eine einzige Aufgabe konzentrieren können. Genau hier setzt die Pomodoro-Technik an. Probieren Sie sie einfach einmal aus, wenn Sie einen einfachen und entspannten Zugang zum Zeitmanagement suchen und wenn minutiös geplante Aufgabenlisten Sie eher abschrecken. Ein weiterer Vorteil: Regelmäßige Kaffeepausen sind ein fester Bestandteil dieses Zeitmanagement-Systems!
Die Pomodoro-Technik wurde in den späten 1980er Jahren von Francesco Cirillo erfunden. Er erkannte, dass definierte Zeitspannen hochkonzentrierter Arbeit und darauffolgende kurze Pausen die Produktivität beträchtlich erhöhen konnten. Diese Intervalle von jeweils 25 Minuten plus 3 bis 5 Minuten Pause nannte er „Pomodoros“ – zu Ehren des tomatenförmigen Küchentimers, den er zur Zeiteinteilung verwendete („Pomodoro“ ist das italienische Wort für „Tomate“).

Durch den Timer und die kleinen Intervalle zwingen Sie sich zu Single-Tasking und verringern die menschliche Neigung, wichtige Aufgaben vor sich herzuschieben. Sie verbessern Ihre Konzentration und können Stress leichter bewältigen.

Heute lehrt Cirillo sein Zeitmanagement-System auf der ganzen Welt. Es hat sich in den verschiedensten Bereichen verbreitet und wurde vielfältig abgewandelt. Ein ähnliches Konzept verfolgt etwa die Timeboxing-Technik in der agilen Software-Entwicklung.

Erste Schritte mit der Pomodoro-Technik

Der Kern der Pomodoro-Technik ist ganz einfach: Arbeiten Sie 25 Minuten lang konzentriert und ohne Ablenkungen an Ihrer Aufgabe, machen Sie fünf Minuten Pause – und wiederholen Sie diesen Vorgang. Nach vier 30-Minuten-Intervallen (oder Pomodoros) gönnen Sie sich eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Auf diese Weise arbeiten Sie jede Aufgabe komplett ab.

Cirillo empfiehlt die Verwendung eines Küchentimers, da das Einstellen der Zeit und das anschließende Ticken nicht nur ein Gefühl der Dringlichkeit schaffen, sondern allmählich mit konzentrierter und produktiver Arbeit assoziiert werden. Alternativ gibt es jedoch auch zahlreiche Computerprogramme und Online-Anwendungen, die Pomodoro-Timer auf Ihrem Rechner simulieren.

So geht es:

1. Wählen Sie eine Aufgabe aus.
   Fertigen Sie eine Liste der notwendigen Tätigkeiten an und übertragen Sie die Aufgaben, die an diesem Tag erledigt werden müssen, in eine To-Do-Liste. Größere Aufgaben, die länger als ca. 2 bis 3 Stunden dauern, zerlegen Sie in Unteraufgaben. Kleinere Aufgaben, die kürzer als 25 Minuten dauern, fassen Sie zu einer einzigen Aufgabe zusammen. Wählen Sie die wichtigste Aufgabe aus der Liste.
2. Stellen Sie den Timer auf 25 Minuten.
   Sobald die Zeit läuft, beginnen Sie ohne Verzögerung mit der gewählten Aufgabe.
3. Bearbeiten Sie die Aufgabe, bis der Timer Alarm gibt.
   Unterbrechen Sie die Arbeit sofort. Anderenfalls haben Sie später eine praktische Ausrede, um während der nächsten Pomodoro zu schummeln – Sie können sich dann einreden, dass Sie über die letzte Pomodoro hinausgearbeitet haben und Ihre nächste Pomodoro deshalb durch überflüssige Handlungen unterbrechen können.
4. Legen Sie eine Pause von 3 bis 5 Minuten ein.
   Stellen Sie den Timer für diese Pause ein. Anschließend stellen Sie den Timer wieder auf 25 Minuten ein und arbeiten weiter.
5. Nach vier Pomodoros gönnen Sie sich eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten.

Protokollieren Sie Ihre Aktivitäten

Die Überprüfung und Aufzeichnung Ihrer Bemühungen ist für den Erfolg des Zeitmanagements mit der Pomodoro-Technik entscheidend – Sie fordern quasi Rechenschaft von sich selbst.

Am Ende jedes Arbeitstages notieren Sie deshalb alle erledigten Aufgaben und die Anzahl Pomodoros, die Sie dafür benötigt haben. Der tatsächliche Zeitaufwand für die Ausführung einer einzelnen Aufgabe ist irrelevant; es zählt nur, wie viele Pomodoros Sie an einem Tag insgesamt benötigt haben. Jede Pomodoro ist eine eigene Zeiteinheit – nicht einfach Zeit im Allgemeinen, sondern produktive, konzentrierte Zeit. Dadurch verändert sich Ihre Wahrnehmung von Zeit entscheidend – weil die „normale“ Zeit keine Rolle spielt, stellt sie auch keine Quelle von Angst und Stress mehr dar.

Ähnliches gilt für externe und interne Unterbrechungen. Externe Unterbrechungen sind beispielsweise spontane Meetings, Fragen von Kollegen oder Telefonanrufe. Interne Unterbrechungen – Tagträumereien, der Wunsch nach einer Tasse Kaffee, der Blick ins soziale Netzwerk – sind besonders schwer zu kontrollieren, auch wenn sie eigentlich bis zur geplanten Pause warten sollten. Markieren Sie solche Unterbrechungen oder Versuchungen auf ihrer Liste, um sie wöchentlich zu analysieren und Ihr Zeitmanagement auf diese Weise langfristig zu verbessern.